Retningslinjer for representasjon i Oslo rådhus

Retningslinjer for representasjon i Oslo rådhus og bruk av Rådhusets festlokaler og bibliotek, bystyresal og formannskapssal

Vedtatt av forretningsutvalget 14.03.2011, sak 99 (søk i politiske saker)


1. Vedtak om representasjon

1.1 Oslo kommunes sentrale representasjon vedtas av forretningsutvalget etter innstilling fra Bystyrets sekretariat.

1.2 Ordføreren kan enten etter forespørsel eller etter eget initiativ innenfor en ramme på kr 25 000, avholde mindre ordførermottakelser. Dette vil kunne være mottakelser som ikke faller innenfor retningslinjer for sentral representasjon (sak 230 24/6/02)

1.3 Byrådets representasjon foreslås av den enkelte byrådsavdeling og vedtas av Byrådslederens kontor.

2. Sentral representasjon

2.1 Lunsjer, middager og mottakelser kan gis når kommunen selv initierer og har en selvstendig vertskapsforpliktelse

- ved spesielle anledninger når kommunen selv inviterer
- ved statsbesøk o.l. der kommunen som hovedstad påtar seg en vertskapsforpliktelse
- ved møter i Oslo avholdt av en større organisasjon som Oslo kommune sentralt er medlem av, og der kommunen påtar seg en vertskapsforpliktelse.

2.1.1 Det kan gis mottakelse i tilknytning til kongresser og konferanser

- ved nordiske, europeiske og internasjonale kongresser og konferanser
- ved norske konferanser av en viss størrelse og som har en bred offentlig interesse (norske organisasjoners landsmøter omfattes ikke).

2.1.2 Det kan gis mottakelse i tilknytning til kultur- og idrettsarrangement

- ved Europa- og verdensmesterskap i Oslo
- ved større internasjonale kultur-/idrettsarrangement av stor betydning for byen
- når det arrangeres større internasjonale/nordiske kulturarrangementer hvor Oslo som hovedstad har en særskilt vertskapsforpliktelse
- når det arrangeres større nasjonale kulturarrangementer av stor betydning for byen
- hvor kommunen ønsker å hedre idrettsutøvere/prisvinnere med tilknytning til Oslo, som følge av at de har vunnet gullmedaljer i Olympiske leker eller verdensmesterskap.

2.1.3 Det kan gis mottakelse ved jubileer.

- når landsomfattende organisasjoner /institusjoner feirer jubileer (50, 100, 150, 200 år osv.),
- når organisasjoner med særlig tilknytning til Oslo feirer 100, 150, 200 år osv. års jubileum.
- når kommunens egne etater feirer jubileer (25, 50, 75, 100 år osv.)

3. Bruk av Rådhushallen, Bankettsalen, Festgalleriet og Munchrommet (festlokalene)

3.1 Oslo kommunes benyttelse av festlokalene

3.1.1 Festlokalene kan benyttes til kommunens sentrale representasjon etter vedtak i forretningsutvalget.

3.1.2 Festlokalene kan benyttes til interne formål for de ansatte i Rådhuset, så som blant annet juletrefest og julebord.

3.1.3 Bankettsalen, Festgalleriet og Munchrommet kan benyttes

- til ordførermottakelser og byrådets representasjon
- til bystyret og byrådets egne konferanser og andre særskilte markeringer når Oslo kommune er arrangør
- av bystyrekomiteene og partigruppene i bystyret ved representasjon ved helt spesielle anledninger.

3.1.4 Munchrommet kan i tillegg benyttes

- til pressekonferanser i de tilfeller der ordfører, byrådet, bystyrekomiteer eller partigruppene i bystyret inviterer til pressekonferanse
- vielser

3.2 Disposisjon av festlokalene etter særskilte satser

3.2.1 Festlokalene kan stilles til disposisjon for middager for større nasjonale institusjoner ved jubileer som 100, 150, 200 år osv.

3.2.2 Festlokalene kan stilles til disposisjon for festmøter og andre tilstelninger som har en slik offentlig eller kommunal interesse at det er naturlig at festlokalene blir benyttet. Eksempler på slike arrangementer er Human-Etisk forbunds avvikling av humanistiske konfirmasjoner og navnefester, statsborgerseremonier, samt utdeling av Nobels fredspris.

3.2.3 Festlokalene kan stilles til disposisjon etter forespørsel fra nasjonal myndighet.
(Storting, regjering og fylkesmann).

3.2.4 Arrangøren skal i ovennevnte tilfeller (3.2) refundere Oslo kommune etter særskilte satser. Dette gjelder også ved festmøter hvor kommunen inviterer til påfølgende mottakelse.

3.3 Utleie

3.3.1 Festlokalene kan leies ut når forretningsutvalget av helt spesielle grunner mener at dette er viktig for byen eller nasjonen. Utleie gjelder middager, lunsjer og festmøter. Ved utleie gjelder egne satser for leie og servering utarbeidet av Rådhusets forvaltningstjeneste.

3.4 Begrensninger på bruken

3.4.1 Festlokalene skal ikke benyttes i utstillingssammenheng.

3.4.2 Festlokalene skal som hovedregel ikke benyttes til konsertformål med mindre det er gitt særskilt tillatelse av forretningsutvalget.

3.4.3 Festlokalene skal ikke benyttes til politiske markeringer eller religiøse møter.

3.4.4 Det skal som hovedregel ikke tas inngangspenger til arrangement. Ved særskilte arrangementer tillates at arrangøren dekker selvkost ved egenandel.

3.4.5 Kommersielle arrangement er ikke tillatt.

3.4.6 Bruk av reklame er ikke tillatt i festlokalene.

3.4.7 Sentral representasjon i Rådhusets festlokaler skal som hovedregel ikke skje på bystyredager, lørdag, søndag og helligdager. I forbindelse med avviklingen av sommerferie skal det som hovedregel være tre sammenhengende arrangementsfrie uker.

4. Saksbehandling

4.1 All bruk av Rådhushallen, samt søknader om bruk av de øvrige festlokalene fra andre enn bystyrets organer eller byrådet, avgjøres av forretningsutvalget etter innstilling fra Bystyrets sekretariat.

4.2 Søknader fra bystyrets organer om bruk av de øvrige festlokalene, med unntak av Rådhushallen, saksbehandles og avgjøres av Bystyrets sekretariat. Byrådets bruk av festlokalene, med unntak av Rådhushallen, avgjøres av Byrådslederens kontor.
Tvilstilfeller forelegges forretningsutvalget til avgjørelse.

4.3 Faste årlige arrangementer avklares mellom Rådhusets forvaltningstjeneste og Bystyrets sekretariat uten egen søknad til forretningsutvalget. Liste forelegges forretningsutvalget hvert år.

4.4 Ved alle arrangementer gjelder egne regler for gjennomføringen utarbeidet av Rådhusets forvaltningstjeneste.

4.5 Klageorgan for administrative vedtak og bruk av lokaler som er omfattet av disse retningslinjer, er forretningsutvalget.

5. Bruk av Biblioteket, Bystyresalen og Formannskapssalen

5.1 Følgende instanser kan gjøre bruk av Bystyresalen, Biblioteket og Formannskapssalen: Bystyret, bystyrets organer, byrådet, bystyregruppene, Bystyrets sekretariat og byrådsavdelingene.

Bystyresalen skal hovedsakelig benyttes til møter i bystyret og bystyrets organer.

5.1.1 All annen bruk av bystyresalen enn til møter i bystyret og bystyrets organer skal godkjennes av ordføreren eller forretningsutvalget. Søknader saksbehandles av Bystyrets sekretariat.

5.1.2 Formannskapssalen kan brukes til møter

5.1.3 Biblioteket kan brukes til mindre markeringer og ellers i særskilte tilfeller

5.2 Rådhusets forvaltningstjeneste godkjenner bruken av Formannskapssalen og Biblioteket.

6. Ikrafttredelse

6.1 Retningslinjene trer i kraft fra det tidspunkt forretningsutvalget fatter vedtaket. Fra samme dato oppheves retningslinjene vedtatt 25.08.2008, sak 320.